はじめに
同タイトルの記事を2011年の1月に掲載しましたが、記事の存在をご存知でない方や内容を忘れてしまった方も多いと思います。今回、あらためて「バイオサイエンス研究科での情報機器トラブル対応」について説明します。
バイオサイエンス研究科内で、皆様が大学の研究室内で使っている多くのパソコン（個人常用ワークステーションと呼んでいるPC）は総合情報基盤センターが運用・管理しているものです。これらの情報機器の電源が入らなくなったり、問題が生じたときには、『誰かに』『何かを』伝えなくては状況は改善されません。バイオサイエンス研究科内で情報機器のトラブルに見舞われたときに『誰に』『何を』『どのように』伝えればよいかを紹介します。
間違った連絡手続き
まず、間違った連絡手続き（バイオサイエンス研究科以外の他研究科には当てはまらない項目があります）の主な例を以下にあげます。
- 直接、総合情報基盤センターに行く
- 総合情報基盤センターまたはバイオサイエンス研究科の担当者に電話をかける
- 利用者が直接、トラブル連絡フォームを利用する
これらはトラブル報告の間違った手続きです。ただし、
- フロア全体の情報ネットワークが使えず、メールやウェブフォームからの連絡が行えない
などの非常時には当てはまりません。このような非常時には内線にて研究科の担当者や総合情報基盤センターに状況をご連絡ください。それでは、どのように連絡すれば良いのか、トラブル対応の流れを次に見て行きましょう。
トラブル対応の流れ
バイオサイエンス研究科でのトラブル対応のおおまかな流れは以下のようになります。
- トラブル・障害の発生
- トラブル発生をコンピュータ係に伝える（利用者）
- トラブル・障害の状況・内容を確認する（利用者・コンピュータ係）
- コンピュータ係から、総合情報基盤センター宛てにメールでトラブル・障害の状況を連絡（コンピュータ係）
文章だとちょっと分かりにくいかもしれません。上記の流れを図にまとめると、以下のようになります。
簡単に言うと、研究室のコンピュータ係の方にまず連絡・相談することがトラブル報告の流れになります。ただし、先にも述べましたが、ネットワーク障害などの非常時は、メールで連絡することも出来ませんから、内線を使ってバイオサイエンス研究科の担当者に直接連絡してください。
コンピュータ係？
バイオサイエンス研究科の各研究室には、かならず2名以上のコンピュータ係の方がいます。コンピュータ係は1名以上の教員と1名以上の学生が担当されています。研究室内で誰がコンピュータ係か分からないときは、同じ研究室の先輩や先生に尋ねてみてください。多くの研究室では、1名の教員と2，3名の学生の方が担当されています。
各研究室のコンピュータ係は、利用者と総合情報基盤センターをつなぐ存在です。小さなトラブルであれば、コンピュータ係が直接対処してくれることもあります。そして、コンピュータ係の手に負えないトラブルの場合には、トラブルの内容を総合情報基盤センターにメールで連絡してくれる研究室にとって頼もしい存在です。
総合情報基盤センターが扱うトラブル対応
総合情報基盤センターで対応できるトラブルと、総合情報基盤センターでは扱っていないトラブルがあります。ここでは、総合情報基盤センターが扱うトラブルとそうでないトラブルについて説明します。
総合情報基盤センターで対応しているトラブル
総合情報基盤センターが運用・管理している端末やサーバなどに関わるものが該当します。たとえば、個人常用ワークステーション、ネットワーク機器、サーバが提供しているサービス（ホームディレクトリやプロジェクトディスクなど）が該当します。
総合情報基盤センターで対応していないトラブル
主に研究室で購入、管理している情報機器が該当します。具体的な例を以下にあげます。
- 顕微鏡などの計測機器に接続されたコンピュータ
- 計測機器などに付属しているプリンタやスキャナ
- 研究室（講座）で購入したコンピュータ
ただし、総合情報基盤センターで扱っていないコンピュータでも、問題が生じた場合には機器の管理者にすみやかに連絡し、状況を伝えるようにしてください。機器管理者が分からないときは研究室の先輩や教員に尋ねてください。総合情報基盤センターが管理しないコンピュータだからといって、放置してよい訳では決してありません。
コンピュータ係の方へ
研究室のコンピュータ係の方にはいつもお世話になり、ご協力をありがとうございます。あたらしくコンピュータ係になられた方のために、総合情報基盤センターへのトラブル報告について以下に説明します。
トラブルの連絡には連絡フォームをご利用ください
トラブル・障害をメールではなく、専用の送信フォーム を使用して連絡することで、連絡内容の書き漏らしを減らすことが出来ます。
直接、研究科内の担当者に連絡した場合、担当者が長期不在だった場合など対応をすぐに受けられませんが、フォームから連絡いただいた場合には、複数の担当者に状況が伝わります。トラブル報告の際には、トラブル報告ページを是非ご利用ください。
最後に
情報機器のトラブルに見舞われてしまったときに、『誰に』『何を』『どのように』伝えればよいか、について本記事にて記載しました。
正しい相手に、伝わりやすい内容で、正しい方法を用いて連絡すれば、トラブルや障害の解決がよりスムーズになり、結果、起きたトラブルをより早く改善することが出来ます。運悪くトラブルや障害に見舞われてしまった場合には、今回説明した手順で遠慮なくご連絡ください。