曼陀羅ニュース

物質創成科学研究科での情報機器トラブル対応

いま、皆さんの周りには数多くのパソコンやプリンターといった機器(情報機器)が設置されていると思います。

いまでは、これら情報機器は動作・機能していて当たり前で、大学での研究や仕事には欠かせない存在となっています。 しかし、これらはあくまでも機械ですから、当然、壊れたり挙動が不安定になったりするなど、何らかの不具合(トラブル)を抱えることがあります。

もし使用中にトラブルが発生してしまうと、研究や仕事の進捗に大きな影響を与えることになるでしょう。

それでは、情報機器のトラブルに直面した場合、どのように対処したらいいのでしょうか?

ここでは、物質創成科学研究科(以下、物質研究科)において、情報機器にトラブルが発生した場合の対処法をご紹介します。
(注)研究科ごとに対応方法が異なりますので、ご注意下さい。

研究科の情報機器の管理体制

物質研究科では、講座内の情報機器類を管理・運用する責任者として、各講座の教員1名(ないしは2名)が「情報機器管理者」を担当しており、原則として、この情報機器管理者がトラブルに対応することになっています。

しかしながら、情報機器管理者だけで講座内のすべての機器に対応するのは現実的には困難なため、それを補助する役割として「コンピュータ係」という担当者を配置することを推奨しています。
(ただし、この「コンピュータ係」の配置は任意ですので、講座によっては担当者がいない場合があります。詳細は講座の情報機器管理者に尋ねてください。)

名称 配置 人数 担当者 内容
情報機器管理者 必須 1名(*1) 教員(*1) 講座内の情報機器の管理責任者
講座内の情報機器の管理・運用の実務作業
コンピュータ係 任意 1, 2名 程度 教員・学生 講座内の情報機器の管理・運用の実務作業の補助

(*1) 原則として教員 1名のみ。 ただし、情報機器管理者を2名立てる場合は、「教員2名」または「教員1名+学生1名」の組み合わせであれば可。

トラブル発生時の対応の流れ

それでは、トラブルが発生した時の対応方法について見ていきましょう。
対応方法は、トラブルが発生した機器によって異なり、大きく分けると

(1)総合情報基盤センター(ITC)が管理する機器
(2)講座で管理する機器

の2つになります。

(1) 総合情報基盤センター(ITC)が管理する機器

主な対象

個人常用ワークステーション
フロアプリンタ(各階リフレッシュコーナーに設置)
ホームディレクトリ(Zドライブ)
・・・など

対応の流れ
図1: トラブル発生時の対応の流れ(1)
  1. 講座の情報機器管理者(または、コンピュータ係)へ連絡
  2. 講座の情報機器管理者(または、コンピュータ係)による対処
  3. 解決できないときは、トラブル報告窓口へ連絡(ITCによる対応)

トラブル報告窓口の宛先は、物質研究科の情報機器についてのページをご覧下さい。

講座の情報機器管理者やコンピュータ係が不在の時は、 利用者(当事者)が直接③へ連絡してください。

(2) 講座で管理する機器

主な対象

講座で購入したコンピュータやプリンタ
講座の実験・測定装置付属のコンピュータやプリンタ
・・・など

対応の流れ>
図1: トラブル発生時の対応の流れ(2)
  1. 講座の情報機器管理者(または、コンピュータ係)へ連絡
  2. 講座の情報機器管理者(または、コンピュータ係)による対処

講座の各機器は、総合情報基盤センターの管理管轄外ですので、トラブル報告を受けても対応いたしかねます。ご了承下さい。

トラブル報告の方法

トラブル報告は、原則として電子メールで連絡してください。
ただし、電子メールが使用できない時などの特別な場合に限り、電話での連絡も受け付けます。

また、トラブルを報告して対応を依頼する場合は、必ず以下の情報を明確に記して連絡してください。

トラブル報告時に必要となる情報

報告者
  • 名前
  • アカウント
  • 所属講座
障害を起こしている機器
  • 機器の名前
    (本体にホスト名を記載したシールが貼ってあります)
  • 設置場所(部屋番号)
  • 障害内容の要約(症状など)
  • 障害発生時の状況
    (どのような操作をしたのか、といったことや、エラーメッセージが出ていればその内容などを明記)
  • 障害の再現方法
    (障害が再現できる場合は、その操作手順を明記)
  • その他
    (何か気づいたことなどがあれば記してください)

注意点

メールや電話に関係なく、トラブル報告でよくあるのが、「パソコンの動作が何かおかしい」、「とにかくすぐ来て」といったものです。
中には、自分がどこの誰かさえ名乗らず、電話で連絡をしてくる方もいます。

このような報告を受けた場合、トラブルの内容が把握できないため、対応に時間がかかったり、最悪の場合、対応すらできないことにつながります。

トラブルに遭遇した場合は焦ってしまうこともあるかと思いますが、まずは深呼吸をして落ち着いてください。
そして、何がどうなっているのか、といった状況を正確に掴んでください。(周囲の人に手伝ってもらっても構いません。)
状況を把握して整理できたら、上記に沿った内容の情報をメールに記して、すみやかに連絡してください。

少し煩わしいかもしれませんが、一手間かけていただくことで、トラブルの早期解決につながります。 皆様のご協力をお願いいたします。

執筆者: 河端 俊介