曼陀羅ニュース

メールにもマナーを

目次

プライベートはもちろん、仕事や研究をする上でも電子メールは欠かせないツールになっています。 メールは相手の都合に左右されず気軽に送れますし、簡単に多くの人に連絡を取れますが、 それ故に送信するメールには守るべきマナーがあります。

マナーを守って楽しい大学生活を送りましょう!

添付ファイルは控えめに

添付ファイルを使うと様々なファイルを送ることができ、とても便利です。
しかし、大量のデータを送ると送信相手に迷惑をかけたり、場合によってはネットワークやメールサーバに大きな負荷となり、多くの人に迷惑をかけることにもなるため、注意が必要です。

迷惑とならないよう 次の事を守りましょう。

  • 大きなサイズのファイルを送らない。
    ファイルサイズはできるだけ小さくしましょう。
    • デジカメ画像なら、画像サイズを縮小する
    • ファイルの圧縮ツールを利用する
  • 多数の人に添付ファイル付きのメールを送らない。
    メーリングリストに送る場合は、特に注意!

    例え小容量のファイルでも ML に1000人が参加していると、1000 のメールが飛び交うことになり 大きな負荷となります。
    さらに、メールをモバイル端末や学外のアドレスに転送している人もいます。
    参加者を全員把握していないような ML には添付ファイルは送らない方が良いでしょう。

ファイルの受け渡しには Web サーバを活用しましょう。

ファイルを Web サーバに置き、ダウンロード用の URL をメールに書いておけば、 必要とする人だけがファイルを取得するので無駄がなくなります。 また、必要としない人に添付ファイルを送りつける、ということも無くなります。

研究室の Web サーバがあれば、それを利用するのも良いでしょう。 仕事や研究、プライベート等、メールの内容や目的によって利用すべき Web サーバは異なります。迷った時は廻りの人や教職員に尋ねましょう。

本文の形式

送ったメールは、当然ですが相手に読んでもらう必要があります。
そのためには、読みやすいメールを書き、それが相手の端末にも正しく表示される必要があります。

せっかく書いたメールの表示が崩れないよう、次の事を守りましょう。

  • HTML 形式のメールは使わない。通常の「テキスト形式」で送る

    友達とのメール交換など、双方で合意が取れている場合を除いて HTML メールで送らない方がよいでしょう。
    文字の色や大きさを工夫して見やすくしたつもりでも、HTML メール 非対応の環境では逆に読みにくくなります。

  • 30―35文字毎に改行する

    1行は日本語(全角文字)で30―35文字程度にし、改行しましょう。
    携帯メールの感覚で改行を入れない人もいますが、 表示崩れを防ぐためにも1行毎に改行を入れましょう。

件名も大切に

メールの件名(subject)は、そのメールのタイトルにあたります。

  • 相手がメールの中身を想像できるような件名をつけましょう。

件名無しはもちろん、「問合せ」「ご連絡」といったタイトルもNGです。
「○○についての問合せ」など本文の内容が分かるようにしましょう。

使用できない文字

メールの件名や本文に

  • 半角カタカナ機種依存文字 を使わないようにしましょう。

受け取った人のマシン環境によっては、文字化けを起こして読めない場合があります。

機種依存文字には次のようなものがあります。

カッコ付き省略文字
○付き数字
ローマ数字

○付き数字や、ローマ数字は使ったことがある人も多いのではないでしょうか。
しかし、これらの文字も機種依存文字にあたります。ご注意を。