はじめに
前回の曼陀羅ニュースでは『物質創成科学研究科での情報機器トラブルへの対処法』を取り上げました。今回は、バイオサイエンス研究科での情報機器トラブル対応について説明します。
バイオサイエンス研究科内で、皆様が普段使っている多くのパソコンやプリンタは総合情報基盤センターが運用・管理しているものです。これらの情報機器の電源が入らなくなったり、印刷がおこなえないときには、『誰かに』『何かを』伝えなくては状況は改善されません。バイオサイエンス研究科内で、このような情報機器のトラブルに見舞われたときに『誰に』『何を』『どのように』伝えればよいかを紹介します。
トラブル対応の流れ
バイオサイエンス研究科でのトラブル対応のおおまかな流れは以下のようになります。
- トラブル・障害の発生
- トラブル発生をコンピュータ係に伝える（利用者）
- トラブル・障害の状況・内容を確認する（利用者・コンピュータ係）
- コンピュータ係から、総合情報基盤センター宛てにメールでトラブル・障害の状況を連絡（コンピュータ係）
ここで大きな注意点は以下です。
- 利用者が総合情報基盤センターに直接連絡することは避け、まず研究室内のコンピュータ係に相談してください
- 内線ではなく、メールで連絡してください ( 総合情報基盤センター トラブル報告ページ )
まとめると、以下の図のようになります。
コンピュータ係って？
バイオサイエンス研究科では、各研究室（各講座）内に2名以上のコンピュータ係の方がいます。コンピュータ係は1名以上の教員と1名以上の学生が担当されています。誰がコンピュータ係か分からないときは、同じ研究室の先輩や先生に尋ねてみてください。多くの研究室では、1名の教員と2，3名の学生の方が担当されています。
各研究室のコンピュータ係は、利用者と総合情報基盤センターをつなぐ存在です。小さなトラブルであれば、コンピュータ係が直接対処してくれることもあります。そして、コンピュータ係の手に負えないトラブルの場合には、トラブルの内容を総合情報基盤センターにメールで連絡してくれる研究室にとって頼もしい存在です。
どのようなコンピュータでも面倒を見てもらえますか？
総合情報基盤センターが運用管理する情報機器に限られます。たとえば、個人常用ワークステーションやプリンタ、ネットワーク機器、ファイルサーバなどのサービスが主な対象です。具体的には以下のシステムやサービスなどです。
- 個人常用ワークステーション（個人常用WS）
- 各階リフレッシュコーナーに設置されているプリンタ
※ コピー機に関するトラブルはバイオ事務室までお願いします - ホームディレクトリ（Zドライブ）の利用
以下のコンピュータは問い合わせ先が異なります（原則、総合情報基盤センターでは対応できません）。
- 顕微鏡などの計測機器に接続されたコンピュータ ： 計測機器の管理者
- 計測機器などに付属しているプリンタやスキャナ ： 計測機器の管理者
- 研究室（講座）で購入したコンピュータ ： 講座の責任者
ただし、これらのコンピュータに異常が生じた場合も速やかにその機器の管理者に状況を伝えてください。機器管理者が分からないときは研究室の先輩や教員に尋ねてください。総合情報基盤センターが管理しないコンピュータだからといって、放置して良い訳では決してありません。
トラブル、障害内容を伝える要点
利用者が研究室のコンピュータ係に、コンピュータ係が総合情報センターにメール連絡する際に、以下の内容を抑えておくと、対応がスムーズになることが多いです。
- 誰が
誰が使っていて起こりましたか？
それとも同時に多くの人に同じことが起こりましたか？ - 何を （何が）
どのコンピュータを使っていたら起こりましたか？
どのアプリケーションで起こりましたか？
何が起こりましたか？
エラーメッセージには何と表示されていましたか？ - いつ
いつ起こりましたか？
どれくらいの期間生じていましたか？
１日や１時間のうちに生じる頻度はどれくらいですか？ - どこで
どの部屋で起こりましたか？ - どのように
何が起こりましたか？
直前もしくは障害発生時におこなった作業は何でしょうか？
それとも何もしていなくとも起きますか？
総合情報基盤センターへの連絡方法
いよいよ、実際にトラブルの内容をメールで総合情報基盤センターに伝えます。連絡にはメール、もしくは、トラブル連絡用フォームを使用し、内線で連絡することはしないでください。
メールを使って連絡
メールの内容には、以下のことを記載してください。 （※ は、連絡に必ず必要な情報です）
- 報告者についての情報
- 報告者の名前 ※
- アカウント名 ※
- 所属講座（研究室名）
- 連絡先内線番号
- トラブル・障害の内容についての情報
- 障害の発生した機器の名前 ※
（ ITC管理の情報機器の場合、本体にホスト名を書いたテプラが貼ってあります ） - 障害の発生した機器の設置部屋番号 ※
（どこで、どこにある機器か） - 障害が発生した利用者アカウント名 ※
- 障害内容の要約 ※
（何が起きていますか、何をしたらそうなりましたか） - 障害が起きたときの状況
『何をどうしたら』という因果関係 - 障害内容の要約 （どのよううに、どのような）
- 障害の発生した機器の名前 ※
ただし、広範囲たとえばフロア全体でネットワーク断が発生した場合など、メールを使用できない場合には、内線で連絡してください。
送信フォームを使って連絡
トラブル・障害をメールではなく、専用の送信フォーム を使用して連絡することも出来ます。メールで連絡する内容と同じですが、送信フォームを使用すると、連絡内容の書き漏らしを減らすことが出来ます。
最後に
情報機器のトラブルに見舞われてしまったときに、『誰に』『何を』『どのように』伝えればよいか、お分かりいただけましたか。正しい相手に、伝わりやすい内容で、正しい方法を用いて連絡すれば、トラブルや障害の解決がよりスムーズになります。運悪くトラブルや障害に見舞われてしまった場合には、今回説明した手順で遠慮なくご連絡ください。