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プライベートはもちろん、仕事や研究をする上でも電子メールは欠かせないツールになっています。 メールは相手の都合に左右されず気軽に送れますし、簡単に多くの人に連絡を取れますが、 それ故に送信するメールには守るべきマナーがあります。
マナーを守って楽しい大学生活を送りましょう！
添付ファイルは控えめに
添付ファイルを使うと様々なファイルを送ることができ、とても便利です。
しかし、大量のデータを送ると送信相手に迷惑をかけたり、場合によってはネットワークやメールサーバに大きな負荷となり、多くの人に迷惑をかけることにもなるため、注意が必要です。
迷惑とならないよう 次の事を守りましょう。
- 大きなサイズのファイルを送らない。
ファイルサイズはできるだけ小さくしましょう。- デジカメ画像なら、画像サイズを縮小する
- ファイルの圧縮ツールを利用する
- 多数の人に添付ファイル付きのメールを送らない。
メーリングリストに送る場合は、特に注意！例え小容量のファイルでも ML に1000人が参加していると、1000 のメールが飛び交うことになり 大きな負荷となります。
さらに、メールをモバイル端末や学外のアドレスに転送している人もいます。
参加者を全員把握していないような ML には添付ファイルは送らない方が良いでしょう。
ファイルの受け渡しには Web サーバを活用しましょう。
ファイルを Web サーバに置き、ダウンロード用の URL をメールに書いておけば、 必要とする人だけがファイルを取得するので無駄がなくなります。 また、必要としない人に添付ファイルを送りつける、ということも無くなります。
研究室の Web サーバがあれば、それを利用するのも良いでしょう。 仕事や研究、プライベート等、メールの内容や目的によって利用すべき Web サーバは異なります。迷った時は廻りの人や教職員に尋ねましょう。
本文の形式
送ったメールは、当然ですが相手に読んでもらう必要があります。
そのためには、読みやすいメールを書き、それが相手の端末にも正しく表示される必要があります。
せっかく書いたメールの表示が崩れないよう、次の事を守りましょう。
- HTML 形式のメールは使わない。通常の「テキスト形式」で送る
友達とのメール交換など、双方で合意が取れている場合を除いて HTML メールで送らない方がよいでしょう。
文字の色や大きさを工夫して見やすくしたつもりでも、HTML メール 非対応の環境では逆に読みにくくなります。 - ３０―３５文字毎に改行する
１行は日本語(全角文字)で３０―３５文字程度にし、改行しましょう。
携帯メールの感覚で改行を入れない人もいますが、 表示崩れを防ぐためにも１行毎に改行を入れましょう。
件名も大切に
メールの件名(subject)は、そのメールのタイトルにあたります。
- 相手がメールの中身を想像できるような件名をつけましょう。
件名無しはもちろん、「問合せ」「ご連絡」といったタイトルもＮＧです。
「○○についての問合せ」など本文の内容が分かるようにしましょう。
使用できない文字
メールの件名や本文に
- 半角カタカナ や 機種依存文字 を使わないようにしましょう。
受け取った人のマシン環境によっては、文字化けを起こして読めない場合があります。
機種依存文字には次のようなものがあります。
 | カッコ付き省略文字 |
 | ○付き数字 |
 | ローマ数字 |
○付き数字や、ローマ数字は使ったことがある人も多いのではないでしょうか。
しかし、これらの文字も機種依存文字にあたります。ご注意を。